Pro správnou funkci SIPhone FAX je nutné mit registrovanou emailovou adresu, přiřazenou k faxovému číslu.

Každé faxové číslo může mít přiřazeno právě jednu emailovou adresu. Systém ale umožňuje více výskytů stejného faxového telefoního čísla s různou emailovou adresou. To umožňuje faxovat z různých emailových adres se stejným faxovým číslem. Tato funkce je vhodná např. pro menší společnosti nebo pracovní skupiny větších společností.

Při příjmu faxu je emailová adresa, na kterou se bude fax v elektronické podobě doručovat zjištěna podle telefonního čísla, na které byl fax doručen. Pokud existuje více registrovaných emailových adres pod jedním faxovým telefonním číslem, bude fax odeslán pouze na emailovou adresu označenou jako "hlavní".

Emailová adresa může být jak adresa přímo mailboxu uživatele, tak adresa např. distribučního seznamu. Distribuční seznam emailových adres má ve správě přímo uživatel, což umožňuje velmi flexibilní správu seznamu příjemců faxových zpráv.